Politique de la protection de la vie privée

Kuwait Petroleum (Belgium) N.V. (« KPB » ou “nous”) s'engage à protéger la confidentialité des données à caractère personnel recueillies des visiteurs du site, des clients, des exploitant/revendeurs, des fournisseurs et d'autres personnes («vous») dans le cadre de nos activités commerciales et sur nos sites Web dans notre fonction de responsable de traitement.

La sécurité et la protection de vos données à caractère personnel est un élément important pour KPB. Dans l'exercice de nos activités, nous traiterons vos données à caractère personnel consciemment et nous appliquerons les règles en vigueur dans le domaine de la vie privée, de la protection et la sécurité des données. Veuillez lire attentivement cette politique de la protection de la vie privée afin d’avoir plus d’information sur la manière dont nous collectons et traitons les données à caractère personnel.

Dans la politique ci-après, nous allons élaborer sur les aspects suivants:

quelles données à caractère personnel nous collectons,
quelle base juridique nous utilisons pour le traitement de vos données à caractère personnel,
pour quelles finalités nous pouvons utiliser ces données à caractère personnel ,
à qui nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel,
combien de temps nous conservons vos données à caractère personnel,
quels sont vos droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel ,
où vous pouvez vous adresser en cas de questions ou remarques.

1. Quelles données à caractère personnel sont collectées?

A travers de nos sites Web, nous ne collectons, en principe, aucune donnée à caractère personnel (p. ex. votre nom, adresse, sexe, date de naissance, numéro de téléphone et/ou courriel ("données à caractère personnel"), à moins que vous ayez choisi volontairement de les communiquer (p. ex. à travers une inscription, une demande par courriel, compléter un formulaire d'enquête, etc.). Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient recueillies, ne veuillez pas nous les transmettre.

Par le biais de nos sites Web (en fonction du site Web que vous consultez) et d’autres mesures de contact au sein de nos activités commerciales, nous pouvons collecter les données à caractère personnel suivantes :

Via notre formulaire de réclamation, de remarques et la fiche de dommage, nous collectons: votre nom, numéro de téléphone, courrier électronique et sexe
Via notre formulaire de contact, nous collectons: votre nom, adresse, courrier électronique et numéro de téléphone
Si vous nous contactez par téléphone ou par e-mail, nous collectons: votre nom, numéro de téléphone, courrier électronique, adresse et sexe.
Si vous demandez une offre en ligne pour une Liberty Card Q8 pour votre société, nous collectons de la personne de contact son nom, adresse, numéro de téléphone, courrier électronique et sexe (M/Mme).

Nous pouvons également collecter votre adresse IP, votre (vos) station (s) de carburant préférée et votre emplacement actuel.

A condition que vous avez donnez votre consentement, KPB recevra et traitera les données suivantes des clients du programme de fidélité de Q8 smiles de Smiles NV:

Données d’identification : nom, prénom, courrier électronique, optionnel sexe ;
Données de transaction : information sur les produits que vous achetez, les prix et modes de paiements;
Données du profil pour les services personnalisées que constitue le programme de fidélité de Q8 smiles, comme fourni par vous-même : pays où d’habitude vous faites le plein et optionnel date de naissance.

Quand vous utilisez la fonctionnalité « Paiements mobiles via l’application Q8 smiles » dans l’application Q8 smiles, KPB peut traiter les données à caractère personnels suivantes:

Informations concernant votre ravitaillement (votre position (station-service), numéro de pompe, produit choisi) ;
Données financières requises pour effectuer un paiement mobile via l’application Q8 smiles. Ces données sont traitées par un processeur de paiement tiers pour le compte de KPB mais ne seront pas accessibles par KPB elle-même.

CCTV

Les endroits où nous utilisons la vidéosurveillance sont généralement des lieux fermés accessibles au public (par exemple des stations-service) ou exceptionnellement des espaces privés (par exemple des parkings fermés).

En Belgique, nous utilisons des systèmes de vidéosurveillance pour la surveillance et le contrôle tels que définis dans la loi belge sur les caméras. Des aspects non réglementés pas la loi caméra tombent sous l’application de la RGPD, comme par exemple des vérifications technique, opérationnelles ou générales sur nos sites automatiques (sans exploitant).

Au Luxembourg, CCTV est utilisé aux mêmes finalités qu'en Belgique mais conformément aux lois luxembourgeoises: https://www.q8.lu/politique-de-la-protection-de-la-vie-privee

Aux Pays-Bas, la vidéosurveillance est utilisé aux mêmes finalités, notamment en luttant contre la fraude, l'abus ou contre d'autres infractions, la protection de nos biens, ainsi que pour la reconnaissance des plaques d'immatriculation afin d'assurer un paiement mobile : https://www.tango.nl/privacy-beleid

Les images des caméras (de surveillance) sont traités (ce qui peut inclure tout un spectre de collectionner enregistrer, organiser, mettre à jour, modifier, demander, consulter, blindage, supprimer, détruire, fournir) conformément à la législation applicable et sont utilisées pour:

la surveillance (objectif de sécurité) et la surveillance, y compris la prévention, la création ou la détection de délits ou d'autres violations; identifier les coupables, les témoins ou les victimes tels que l'identification des personnes impliquées dans l'utilisation frauduleuse des cartes et systèmes, les nuisances, les douanes et les droits d'accise et / ou
les personnes ou les événements qui causent des dommages au groupe de Kuwait Petroleum et / ou
pour les vérifications techniques / opérationnelles sur les sites Kuwait Petroleum.

Les clients Q8 Liberty et Q8 electric informeront chaque de leurs Titulaires en temps utile du traitement de leurs données personnelles dont celui par l'utilisation des caméras.

Les activités de surveillance sont effectuées via des sociétés de surveillance licenciées et, si possible, pour des activités de surveillance limitées propres.

Les images sont conservées pendant 30 jours maximum, à moins que la séquence ne contienne des preuves d'un crime ou d'un dommage ou pour identifier des contrevenants et des témoins. Les images peuvent être transmises à la police, aux autorités judiciaires et aux compagnies d'assurance pour le traitement des dommages causés à nos biens.

Nous ne sommes pas responsables de l'utilisation de CCTV par l’exploitant d’une station-service. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez prendre contact avec l’exploitant en question.

Données non personnels recueillies automatiquement

Lorsque vous accédez à nos sites Web, nous pouvons automatiquement (c.-à-d. non pas suite à votre enregistrement) recueillir des informations qui ne sont pas personnellement identifiables (p. ex., type de navigateur Internet et système d'exploitation utilisé, nom de domaine du site Web d'où vous venez, nombre de visites, temps moyen passé sur le site, pages visualisées). Nous pouvons utiliser ces informations et les partager avec le groupe d'entreprises Kuwait Petroleum pour évaluer l'utilisation de nos sites Web et améliorer leur contenu.

Données à caractère personnel collectées via nos applications de navigation Q8

Si vous utilisez nos applications de navigation Q8 (station finder), votre position sera traitée (via geofencing) pour indiquer les stations-service Q8 ou les magasins les plus proches de nos partenaires. Cette information n’est pas enrégistrée.

2. Quelle base juridique utilisons-nous pour le traitement de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront traitées au moment où :

Vous nous avez fourni une indication de façon libre, spécifique, éclairée et univoque de vos souhaits
Nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de vous fournir les services que vous avez commandés ou auxquels vous vous êtes abonné
Le traitement est nécessaire pour satisfaire nos intérêts légitimes, en particulier : les intérêts économiques, commerciaux et financiers, la continuité des affaires, la sécurité et la confidentialité des informations et produits des clients et la sécurité de l’infrastructure numérique et physique.
Le traitement devra être nécessaire pour se conformer à des obligations légales reposant sur KPB suite à la législation (spécifique) en vigueur

3. Pour quelles finalités utilisons-nous vos données à caractère personnel?

Nous utiliserons vos données à caractère personnel aux finalités énumérées ci-dessous :

Vous envoyer du matériel marketing

Nous vous enverrons du marketing par email, en ligne, en envoyant des offres spéciaux ,relatives ou non aux futures offres, ou d’autres matériels promotionnels pour vous informer des dernières nouveautés qui pourraient vous intéresser. Vous serez en mesure de refuser de recevoir ces communications de notre part suite au lien de désabonnement ou d’autres instructions fournies dans les communications que nous envoyons.

Vous assister lorsque vous nous contactez par téléphone

Nous devons traiter les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service demandé.

Vous assister avec des plaintes, des commentaires ou des rapports sur nos formulaires

Nous devons traiter vos données à caractère personnel pour signaler votre plainte ou signaler à vos questions.

Vous indiquez la station-service ou le magasin le plus proche de nous ou nos partenaires
Exécution des services dans le cadre des « paiements mobiles via l’application Q8 smiles »

Nous devons traiter vos données à caractère personnels pour nous permettre de faire le plein et d’activer son paiement mobile dans l’application Q8 smiles comme vous le souhaitez Vos données à caractère personnels peuvent également être traitées pour lutter contre les abus et toute autre forme d’actes frauduleux.

Programme de fidélité de Q8 smiles

Les données à caractère personnel que nous recevons de Smiles N.V. seront traitées pour des finalités de marketing direct (voir supra: « envoyer du matériel marketing »), pour la gestion de clients et des rapports de KPB.

Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel pour :

vous contacter au sujet d’une offre ou pour satisfaire d’autres besoins d’affaires ou pour effectuer des sondages en ligne afin de mieux comprendre les souhaits et profils de nos clients.
mieux comprendre vos besoins d’affaires et comment nous pouvons améliorer nos produits ou services.

Profilage

Le traitement des données à caractère personnel à des finalités de profilage sera basé sur l'obtention d'un consentement spécifique préalable de l'utilisateur. Avec le consentement préalable de l'utilisateur, les données pertinentes et les données non excessives sur les individus peuvent être collectées et stockées à des fins de profilage ou afin d'améliorer les services offerts en fonction des besoins des utilisateurs.

4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel?

Dans le groupe

Etant donné que le groupe Kuwait Petroleum est aussi actif en dehors de la Zone Economique Européenne (Z.E.E.), les informations que vous transmettez peuvent être transférées en dehors de la Z.E.E.. De tels transferts seront couvert par une convention au sein de notre group offrons une protection contractuelle spécifique afin d’assurer que vos données à caractère personnels recevront un niveau de protection suffisante et appropriée, indépendamment des lieux auxquelles ces données seront transférées au sein du Groupe de Kuwait Petroleum et ceci seulement après avoir effectué, au cas par cas, une évaluation.

Autres tiers

Vos données à caractère personnels peuvent être partagées avec les parties suivantes, établies en Europe :

Agences digitales
Agences de publicité
Agences de publipostage
Des représentants officiels du gouvernement ou d'autres tiers en vertu d'une citation, d'une ordonnance d'un tribunal ou d'un autre processus judiciaire.
Partenaires de Mobilité
Processeurs de paiement dans le cadre des « Paiements mobiles via l’application Q8 smiles ».

Nous pouvons utiliser les Plug-ins de médias sociaux suivants sur nos sites Web: Facebook, Instagram (« Fonctionnalités de médias sociaux») par le biais desquels certaines de vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec ces parties. Ces fonctionnalités peuvent collecter votre adresse IP, la page que vous visitez sur nos sites, et peuvent définir un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner correctement. Les fonctionnalités et les widgets de médias sociaux sont hébergés par un tiers ou hébergés directement sur nos sites Web. Cette politique de confidentialité ne s'applique pas à ces fonctionnalités. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par la politique de confidentialité et les autres politiques des entreprises qui les fournissent. Vous pouvez également trouver plus d'informations sur les cookies tiers dans notre politique de cookies.

5. Liens vers d’autres sites Web ?

Ce site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui ne sont pas détenus, contrôlés ou gérés par nous. Nous ne pouvons pas être responsables des politiques de confidentialité d’autres sites Web, ni l’exécution de cette politique, même si :

vous accédez à un site Web tiers en utilisant des liens se trouvant sur nos sites Web vous
vous connectez à notre site Web à partir d'un site Web tiers.

Nous vous recommandons de vérifier la politique de chaque site web que vous visitez ou de prendre contact avec son propriétaire ou opérateur si vous avez des doutes ou des questions.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront rangées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées. C’est généralement pour la durée de toute relation contractuelle ou l’exécution d’un certain service et pour toute période par la suite comme légalement requis ou permis par la loi applicable.

7. Quels droits avez-vous par rapport à vos données à caractère personnel?

En vertu de la législation sur la protection des données, vous avez, sous certaines conditions, le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, ainsi que le droit de rectifier, compléter et/ou effacer des données incorrectes. Si vous souhaitez d’exercer un ou plusieurs de ces droits, veuillez nous en informer à l’adresse e-mail [email protected]. Nous ferons alors un effort raisonnable pour prendre les mesures appropriées suivantes pour :

Vous fournir information ou une copie des données que vous nous avez fournies à condition de respecter les droits des tiers éventuels ou d’autres limitations;
Mettre à jour toute inexactitude dans les données que nous détenons ;
Supprimer toutes les données à votre demande légitime ou pour lesquelles nous n’aurons plus un motif légal d’utiliser.

Afin de faciliter nos efforts pour répondre à votre demande, il serait utile de nous indiquer le contexte dans lequel vous avez fourni vos données à caractère personnel.

En outre, lorsque le traitement est basé sur le consentement et en relation avec marketing direct, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par demande de retrait de consentement. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel pendant qu’une plainte est examinée.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout traitement, y compris le profilage, fondé sur le motif des intérêts légitimes comme base légale, sauf si nos raisons d’entreprendre ce traitement prévalaient sur les droits de protection de vos données.

Votre exercice de ces droits est soumis à certaines conditions pour sauvegarder l’intérêt public (p. ex. la prévention ou la détection de la criminalité). Si vous exercez l’un de ces droits, nous vérifierons vos droits et répondrons dans la plupart des cas dans un délai d’un moi. Nous pouvons exiger des frais raisonnables pour les « demandes répétitives », « demandes manifestement non fondées ou excessives » ou « autres copies ».

Si vous n’êtes pas satisfait de notre utilisation de vos données ou de notre réponse à l’exercice de ces droits, vous avez le droit de porter plainte à cotre autorité de protection des données.

En outre, vous pouvez vous opposer par écrit au traitement de vos données à caractère personnel en matière de marketing direct et limiter le traitement des données à caractère personnel pendant qu’une plainte est examinée dans certaines situations. Dans les limites autorisées par la loi, vous avez également le droit de transmettre ces données à une autre organisation (portabilité des données).

8. Cookies

Lorsque vous consultez l'un de nos sites Web, nous pouvons stocker des cookies et d'autres moyens automatisés de collecte de données si vous avez donné votre consentement. Pour les cookies nécessaires ou fonctionnelles, votre consentement n’est pas requis. Un cookie est un petit fichier texte qui est placé sur le navigateur du disque dur de votre ordinateur (ou d'un appareil similaire) par les sites Web que vous visitez («cookies»). Les cookies peuvent vous reconnaître automatiquement la prochaine fois que vous visitez et ils peuvent nous permettre d'adapter un site Web pour mieux correspondre à vos intérêts ou pour enregistrer votre mot de passe afin que vous n'ayez pas à le saisir chaque fois. Si vous choisissez de ne pas être reconnu, veuillez-vous référer à votre navigateur Internet pour effacer les cookies du disque dur de votre ordinateur, bloquer tous les cookies ou recevoir un avertissement avant le stockage d'un cookie. Pour plus d'informations et de détails sur les cookies utilisés sur ce site, nous renvoyons à la déclaration de cookie sur ce site https://www.q8.be/fr/declaration-de-cookie

9. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique, si nécessaire, par exemple pour nous conformer aux changements législatifs, aux changements réglementaires, aux nouvelles pratiques et procédures, ou aux exigences imposées par l’Autorité de surveillance. La date à laquelle ce texte a été modifié pour la dernière fois vous trouverez en bas du page de cette politique de confidentialité. Nous nous assurons que nous vous informerons des changements de politique importants.

10. Où pouvez-vous poser des questions et faire des remarques?

Si vous avez des questions ou désirez un complément d'informations, vous pouvez nous envoyer un courriel à [email protected]

Vous pouvez aussi nous adresser une lettre, à l'adresse suivante:

Kuwait Petroleum (Belgium) N.V.

Attn Data Protection Officer

Desguinlei 100 – 8

B-2018 Antvers

Cette politique de confidentialité s'applique au site Web www.q8.be exploités respectivement par Kuwait Petroleum (Belgium) N.V. et a été modifié la dernière fois le 16 juin 2023.