Privacybeleid

Kuwait Petroleum (Belgium) NV (“KPB” of ‘wij’ of ‘we’, of ‘ons’) is begaan met het waarborgen van de privacy en persoonsgegevens die verzameld worden van websitebezoekers, klanten, dealers, leveranciers en anderen (‘u’) in het kader van onze bedrijfsactiviteiten en op onze website in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

Uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens zijn belangrijk voor KPB. In de uitoefening van onze activiteiten zullen wij uw persoonsgegevens met zorg behandelen in overeenstemming met de vigerende regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Gelieve aandachtig dit Privacybeleid te lezen om meer te weten te komen over de manier wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

In het beleid hieronder, zullen wij volgende aspecten toelichten:

• Welke persoonsgegevens worden verzameld,
• Op welke rechtsgrond beroepen we ons om uw persoonsgegevens te verwerken,
• Voor welke doeleinden kunnen we deze persoonsgegevens gebruiken,
• Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens bezorgen,
• Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij,
• Welke rechten u bezit met betrekking tot uw persoonsgegevens,
• Waar u terecht kan voor verdere vragen of opmerkingen.

1. Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Via onze websites zullen wij in principe geen als persoonlijk identificeerbare informatie over u (‘persoonsgegevens’) verzamelen, tenzij u er vrijwillig voor opteert om deze aan ons te bezorgen door bijvoorbeeld te registreren, een vraag te stellen via e-mail of een vragenlijst in te vullen. Indien u wenst dat uw persoonsgegevens niet worden verzameld, gelieve ze dan niet naar ons te sturen.

Via onze website en andere communicatiemiddelen binnen onze bedrijfsactiviteiten kunnen wij volgende persoonsgegevens verzamelen:

• Via klacht-, opmerkingsformulieren en formulieren om defecten aan te geven verzamelen wij: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht
• Via onze contactformulieren verzamelen wij: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht
• Wanneer u ons contacteert via telefoon of e-mail verzamelen wij: uw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres
• Wanneer u online een offerte aanvraagt voor een Q8 Liberty Card voor uw bedrijf verzamelen wij van de contactpersoon diens naam, adres, telefoonnummer, email en geslacht (Mr./Mevr.)

Daarnaast kunnen wij ook uw IP-adres, favoriete tankstation(s) en huidige locatie verzamelen.

KPB zal, indien u hiervoor toestemming gaf, de volgende gegevens van Q8 smiles loyalty klanten verkrijgen van Smiles NV en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, achternaam, e-mail adres, optioneel geslacht;
• Transactiegegevens: Informatie over de producten die u koopt, prijzen en betaalmethode
• Profielgegevens voor de gepersonaliseerde dienst binnen het Q8 smiles Loyaltyprogramma zoals door u verschaft, het land waar u tankt en optioneel geboortedatum.

Wanneer u in de Q8 smiles App gebruik maakt van de functionaliteit ‘Mobiele betalingen via de Q8 smiles App’, kan KPB volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Informatie betreffende uw tankbeurt (uw locatie (tankstation), pompnummer, gekozen product);
• Financiële gegevens die nodig zijn voor het voltooien van een mobiele betaling via de Q8 smiles App. Deze gegevens worden verwerkt door een derde betalingsverwerker in opdracht van KPB maar zullen niet raadpleegbaar zijn door KPB zelf.

 CCTV

De plaatsen waar we CCTV gebruiken zijn over het algemeen besloten plaatsen die toegankelijk zijn voor het publiek (bijvoorbeeld servicestations) of uitzonderlijk privéruimten (bijvoorbeeld afgesloten parkeerplaatsen).

In België maken wij gebruik van CCTV-systemen voor bewaking en toezicht zoals gedefinieerd in de Belgische Camerawet. Aspecten die niet uitdrukkelijk in de camerawet worden geregeld vallen onder de AVG, vaak beter gekend als GDPR, zoals technisch, operationeel of algemeen zicht op (onbemande) sites.

In Luxemburg  wordt CCTV gebruikt voor dezelfde doeleinden als in België, maar in overeenstemming met de Luxemburgse wetgeving. Zie https://www.q8.lu/politique-de-la-protection-de-la-vie-privee

In Nederland  wordt CCTV eveneens gebruikt voor dezelfde doeleinden, waaronder het op dezelfde manier bestrijden van fraude, misbruik of andere inbreuken en bescherming van onze eigendommen, alsook voor de herkenning van kentekens om een functionaliteit van mobiele betalingen te bieden. Zie https://www.tango.nl/privacy-beleid

Beelden van (bewakings)camera’s worden verwerkt (wat een spectrum kan omvatten van het verzamelen, vastleggen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, afschermen, uitwissen, vernietigen, verstrekken) overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

(i) bewaking (veiligheidsobjectief) en toezicht, met inbegrip van het voorkomen, vaststellen of opsporen van misdrijven tegen personen of goederen of andere schendingen (bv overlast) en ook om de schuldigen, getuigen of slachtoffers te identificeren zoals de identificatie van personen die betrokken zijn bij frauduleus gebruik van tank- of laadkaarten en -systemen, of overtreding van douane- en accijnsregels en/of

(ii) personen of gebeurtenissen die schade berokkenen aan leden van de Kuwait Petroleum Groep en/of

(iii) voor technische / operationele verificaties op Kuwait Petroleum sites

Q8 Liberty en Q8 electric klanten worden specifiek verzocht hun kaarthouders tijdig in te lichten over de verwerking hun persoonsgegevens, waaronder deze via het cameragebruik.

De bewakingsactiviteiten worden uitgevoerd via vergunde bewakingsbedrijven en, waar mogelijk, voor beperkte eigen bewakingsactiviteiten.

Het beeldmateriaal wordt maximaal 30 dagen bewaard, tenzij de beelden bewijsmateriaal bevatten van een misdrijf of schade of om daders en getuigen te identificeren. De beelden kunnen worden overgemaakt aan de politie, aan justitiële autoriteiten en aan verzekeringsmaatschappijen voor de behandeling van schade aan onze eigendommen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik van CCTV door de dealer die een servicestation uitbaat. Als u hierover vragen heeft, neemt u dan aub contact op met de betreffende dealer.

Niet-persoonsgebonden gegevens die automatisch verzameld worden

Wanneer u onze websites bezoekt, kunnen wij ook informatie verzamelen die niet als persoonlijk kan worden geïdentificeerd, waaronder, maar niet beperkt tot het type van uw internetbrowser en computerbesturingssysteem; domeinnaam van de website die u voordien hebt bezocht; het aantal bezoeken, de gemiddelde tijd die u er doorbracht en de pagina’s die u hebt bekeken. Wij kunnen deze informatie gebruiken en binnen de Kuwait Petroleum Groep verspreiding om het gebruiken van onze websites te analyseren en om de inhoud ervan te verbeteren.

Persoonsgegevens verzameld via Q8 navigatie app

Indien u gebruik maakt van onze Q8 navigatie app (station finder) zal uw locatie verwerkt worden (via geofencing) om aan te geven waar het meest nabije Q8 station of shop van /uitgebaat door onze partners. Deze informatie wordt niet opgeslagen.

2. Op welke rechtsgrond beroepen we ons om uw persoonsgegevens te verwerken?

Uw persoonsgegevens zullen verwerkt worden wanneer:

• U ons uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting hebt gegeven omtrent uw wensen
• Wij zullen uw persoonsgegevens moeten verwerken om de diensten die u hebt aangevraagd aan te bieden.
• De verwerking is nodig om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, meer bepaald: de economische, commerciële en financiële belangen, bedrijfscontinuïteit, veiligheid en confidentialiteit van klanteninformatie en producten en de veiligheid van digitale en fysieke infrastructuren.
• De verwerking kan nodig zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, rustende op KPB als gevolg van bepaalde wetgeving.

3. Voor welke doeleinden kunnen we deze persoonsgegevens gebruiken?

We zullen uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden gebruiken:

• Het zenden van marketing materiaal
  Wij zullen u marketing e-mails en online marketing sturen, speciale aanbiedingen, al dan niet met betrekking tot toekomstige aanbiedingen, of ander promotiemateriaal om u te informeren over de laatste nieuwtjes van ons die u zouden kunnen interesseren. U zal te allen tijde het recht hebben om u uit te schrijven voor deze communicaties door de uitschrijflink of andere instructies, aangegeven in de communicaties die wij zenden, te volgen.
• Bijstand verlenen wanneer u ons telefonisch contacteert
  Wij moeten noodzakelijke persoonsgegevens verwerken om u de gevraagde dienst te leveren
• Bijstand verlenen bij klachten, opmerkingen of de rapportering van defecten via onze formulieren.
  Wij dienen uw persoonsgegevens te verwerken om ons in staat te stellen om uw klacht of opmerking naar behoren te behandelen of om op uw vraag te antwoorden.
• Aangeven waar het dichtstbijzijnde tankstation of winkel van ons of onze partners zich bevindt.
• Uitvoeren van de diensten in het kader  van ‘Mobiele betalingen via de Q8 smiles App’

Wij dienen uw persoonsgegevens te verwerken om ons in staat te stellen uw tankbeurt te voltooien en de mobiele betaling ervan in de Q8 smiles App op de door u gewenste manier mogelijk te maken  Uw persoonsgegevens kunnen ook verwerkt worden om misbruiken en enige ander vorm van fraudeleuze handelingen te bestrijden.

• Q8 smiles Loyaltyprogramma
  Persoonsgegevens die wij ontvangen van Smiles NV zullen worden verwerkt voor direct marketing doeleinden (zie "Het zenden van marketing materiaal" hierboven), klantenbeheer en rapportages van KPB.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om:

• u te contacteren inzake een aanbieding of om andere bedrijfsbelangen te behartigen of om online enquêtes uit te voeren, zodat wij de wensen en profielen van onze klanten beter kunnen verstaan.
• uw bedrijfsbehoeften beter te verstaan, alsook het verbeteren van onze producten en diensten.

Profiling

De verwerking van persoonsgegevens voor profileringsdoeleinden zal gebaseerd zijn op het verkrijgen van een voorafgaande, specifieke toestemming van de gebruiker. Met voorafgaande toestemming van de gebruiker kunnen relevante gegevens en niet-buitensporige gegevens over personen worden verzameld en opgeslagen voor profilering of om de aangeboden diensten te verbeteren op basis van de behoeften van de gebruikers.

4. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens bezorgen?

Delen binnen de groep

Aangezien de Kuwait Petroleum Group van vennootschappen ook buiten de Europese Economische Ruimte actief zijn, kan de informatie die u aan ons doorgeeft worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte. Dergelijke overdrachten worden gedekt door een intragroepsovereenkomst die specifieke contractuele bescherming biedt om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens een passend en consistent beschermingsniveau krijgen, ongeacht waar deze wordt overgedragen binnen de Kuwait Petroleum Group en pas nadat er geval per geval een doorgiftetoets heeft plaatsgevonden.

Andere derde partijen

Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met de volgende partijen gevestigd in de EU:

• Digitale bureau’s
• Reclamebureau’s
• Mailingbureau’s
• Officiële vertegenwoordigers van de regering of andere derden krachtens een dagvaarding, een bevel van een rechtbank of een andere gerechtelijke procedure
• Mobility partners
• Betalingsverwerkers in het kader van ‘Mobiele betalingen via de Q8 smiles App’.

Wij kunnen de volgende social media invoegtoepassingen gebruiken op onze website als u hiervoor kiest: Facebook en Instagram (“Social media voorzieningen”) via dewelke sommige van uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met deze partijen. Deze voorzieningen kunnen uw IP adres en welke pagina u bezoekt op onze website verzamelen en kunnen cookies plaatsen om de voorziening naar behoren te laten werken. Social Media voorzieningen en Widgets zijn ofwel gehost door een derde partij, ofwel rechtstreeks op onze website. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op deze voorzieningen. Uw interactie met deze voorzieningen worden geregeld door de privacyverklaring van de ondernemingen die deze beschikbaar stellen. U kan ook meer informatie terugvinden over cookies van derden in ons Cookiebeleid.

5. Links naar andere websites

Deze website kan links bevatten naar andere websites die niet in handen, beheerd of onderhouden worden door ons. Wij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor de privacyverklaring van andere websites, noch voor de uitvoering van hun beleid, zelfs indien:

• u toegang hebt verkregen tot de website van derde partij via een link op onze websites, of
• u naar onze website werd doorverwezen via een link op de website van de derde partij.

Wij raden u aan om de privacyverklaring van elke website die u bezoekt na te lezen en de eigenaar of beheerder te contacteren indien u hierover vragen of opmerkingen hebt.

6. Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij?

Uw persoonsgegevens zullen worden bijgehouden voor zolang als nodig om het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld te bereiken. Dit is in principe gelijk aan de duur van enige contractuele relatie of prestatie van een bepaalde dienst en voor elke periode daarna die wettelijk vereist of toegestaan is volgens toegepaste wetgeving.

7. Welke rechten bezit u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Onder de gegevensbeschermingswetgeving beschikt u, onder bepaalde voorwaarden, over het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht op verbetering, aanvulling en/of verwijdering van foutieve gegevens. Indien u één of meerdere rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons hiervan op de hoogte te stellen via het e-mailadres [email protected]. Wij zullen dan de nodige inspanningen leveren om bv de volgende stappen te ondernemen:

• u informatie dan wel een kopie verschaffen van de gegevens die u ons hebt bezorgd mits bescherming van rechten van eventuele derden of andere gerechtvaardigde beperkingen
• het bijwerken van onjuistheden in de gegevens die wij bezitten
• verwijdering van gegevens indien u hiertoe een gerechtvaardigde vraag indient  of waarvoor wij niet langer een juridische basis zouden hebben om te gebruiken

Om onze inspanningen om uw verzoek in te willigen te vergemakkelijken, zou het helpen als u ons de context waarin u ons de persoonsgegevens heeft gegeven zou aangeven.

Daarnaast heeft u het recht om u te verzetten tegen het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking is gesteund op toestemming en betrekking heeft op enige vorm van direct marketing door een aanvraag tot het intrekken van uw toestemming tot ons te richten. U kan ons ook verplichten om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tijdens het onderzoeken van een klacht.

Bovendien heeft u ook het recht om zich te verzetten tegen elke verwerking, inclusief profilering, gesteund op het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond, tenzij onze redenen om deze verwerking uit te voeren zwaarder wegen dan enig nadeel van uw rechten en vrijheden.

Uw uitoefening van deze rechten is onderworpen aan een aantal voorwaarden, teneinde het algemeen belang te beschermen (bv. preventie of detectie van fraude). Indien u één van deze rechten uitoefent, zullen wij uw aanspraak nagaan en in de meeste gevallen antwoorden binnen een maand. We kunnen een billijke vergoeding vragen voor "herhaalde verzoeken", "duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken" of "bijkomende kopies".

Indien u niet tevreden bent met ons gebruik van uw persoonsgegevens of u bent het niet eens met ons antwoord op de uitoefening van één van bovenstaande rechten, heeft u het recht een klacht in te dienen bij uw Gegevensbeschermingsautoriteit.

Binnen de wettelijke grenzen beschikt u ook over het recht om uw persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie (gegevensoverdraagbaarheid).

8. Cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij cookies en andere automatische middelen van gegevensverzameling op uw computer opslaan indien u hiervoor toestemming geeft. Voor noodzakelijke of functionele cookies is wel geen voorafgaande toestemming vereist. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan een website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. Cookies kunnen u bij het volgend bezoek automatisch herkennen en ze kunnen u toestaan om een website aan te passen, zodat deze beter overeenkomt met uw interesses of om uw wachtwoord op te slaan, zodat u dit niet telkens opnieuw moet invullen. Indien u ervoor kiest om niet herkend te worden, gelieve de instellingen van uw internet browser te raadplegen om Cookies van uw computer te verwijderen, alle cookies te blokkeren of een waarschuwing te krijgen vooraleer een Cookie wordt geplaatst. Voor meer info en details omtrent cookies die gebruikt worden op deze website verwijzen wij naar het Cookiebeleid op deze website https://www.q8.be/nl/cookieverklaring

9. Aanpassingen

We behouden het recht om dit beleid aan te passen, indien nodig, om bijvoorbeeld veranderingen in de wetgeving, regelgeving, nieuwe praktijken en procedures of vereisten die door de toezichthoudende overheid zijn opgelegd, na te leven. Wanneer deze tekst voor het laatst gewijzigd is, kan u terugvinden onderaan dit privacybeleid. Wij verzekeren dat wij u op de hoogte zullen brengen van belangrijke veranderingen in het beleid.

10. Waar u terecht kan voor verdere vragen of opmerkingen.

Indien u vragen heeft of u wenst graag meer informatie, kan u een e-mail zenden naar [email protected].

U kan ook een brief zenden naar het onderstaande adres:

Kuwait Petroleum (Belgium) NV

Ter attentie van: Data Protection Officer

Desguinlei 100 – 8

B-2018 Antwerpen

Dit privacybeleid is van toepassing op de website www.q8.be en wordt beheerd door Kuwait Petroleum (Belgium) NV  en is het laatst aangepast op 16/06/2023.